System obsługi mieszkańców w akademikach

SOMA

Inteligentne zarządzanie akademikami

SOMA to nowoczesny system wspierający obsługę mieszkańców, recepcję i administrację akademików. Umożliwia pełną cyfryzację dokumentów, integracje z USOS/TETA oraz komercjalizację miejsc noclegowych.

1200+Mieszkańców

85%Średnie obłożenie

USOS/TETAIntegracje

Najważniejsze funkcje

Pełna cyfryzacja (Paperless)

Elektroniczne umowy, protokoły i podpisy Wacom. Automatyczne generowanie i archiwizacja dokumentów.

Integracje z systemami uczelni

Dwukierunkowa synchronizacja z USOS, TETA, CAS oraz systemami kontroli dostępu (ELS, OCR/MRZ).

Moduł hotelowy

Rezerwacje online, galeria zdjęć, płatności (PayByNet) i automatyczne fakturowanie.

Moduły systemu

Administracja

Książka lokalowa, finanse, rekrutacja, rozliczenia (FIFO, kaucje), raporty obłożenia.

Recepcja i portiernia

Skanowanie dokumentów, wydawanie kluczy, księga gości, zgłoszenia usterek, bramka ELS.

Panel studenta

Wnioski online, powiadomienia SMS/e-mail, dostęp do dokumentów i statusów.

Integracje i API

REST API, USOS/TETA, CAS, ELS, OCR/MRZ, pełna komunikacja finansowa.

Bezpieczeństwo i technologia

SOMA została zaprojektowana z naciskiem na bezpieczeństwo i skalowalność: szyfrowane połączenia, autoryzacja ról, backupy, zgodność z RODO. Backend: REST API; bazy danych: MariaDB / Oracle.

Korzyści z wdrożenia

Redukcja papierowej biurokracji i szybsze procesy.
Wyższa efektywność personelu recepcji i administracji.
Dodatkowe przychody dzięki komercjalizacji obiektów.
Centralne raporty i pełna kontrola nad obłożeniem.

FAQ

Czy SOMA integruje się z USOS?

Tak – dwukierunkowa synchronizacja danych studentów i struktur pokoi.

Czy moduł hotelowy obsługuje płatności?

Tak – obsługa płatności online oraz automatyczne fakturowanie.

Czy oferujecie wsparcie wdrożeniowe?

Tak – migracja danych, integracje oraz szkolenia zespołu.

Specyfikacja techniczna i funkcjonalna

A. Funkcjonalności dla turysty

System umożliwia wyszukiwanie dostępnych pokoi lub pojedynczych miejsc w pokojach z uwzględnieniem dat pobytu, liczby osób oraz płci.
System pozwala na zastosowanie zaawansowanych filtrów wyszukiwania, takich jak wybór akademika, standard pokoju czy wielkość pokoju.
System prezentuje wyniki wyszukiwania w formie mapy oraz listy ofert z cenami, zdjęciami i szczegółami pokoi.
System udostępnia turystom podgląd szczegółów oferty, w tym opis obiektu, zdjęcia oraz dane kontaktowe.
System umożliwia dostosowanie rezerwacji poprzez zmianę standardu pokoju lub wyboru innego pokoju, automatycznie przeliczając cenę.
System pozwala turyście na wprowadzenie danych osobowych oraz danych do faktury VAT.
System udostępnia możliwość wyboru formy płatności – przelew tradycyjny lub płatność online przez PayByNet (KIR).
System przekierowuje klienta do bramki płatności online i automatycznie rejestruje stan transakcji.
System generuje stronę podsumowania rezerwacji, która odzwierciedla aktualny status płatności.
System wysyła e-mail z potwierdzeniem rezerwacji i unikatowym linkiem do jej podglądu i ewentualnej ponownej płatności.
System automatycznie wystawia fakturę VAT po zaksięgowaniu płatności i wysyła ją klientowi w formacie PDF.

B. Funkcjonalności dla studenta zewnętrznego

System umożliwia studentom zewnętrznym przeglądanie ofert akademików dostępnych w ramach rekrutacji.
System pozwala na wypełnienie wniosku o przydział miejsca w domu studenckim wraz z akceptacją obowiązku informacyjnego.
System generuje potwierdzenie złożenia wniosku i wyświetla jego podsumowanie.
System umożliwia administracji ocenę wniosku oraz podjęcie decyzji o przydzieleniu lub odrzuceniu miejsca.
System automatycznie generuje unikatowy numer subkonta bankowego dla zaakceptowanego studenta.
System automatycznie nalicza kaucję oraz miesięczne opłaty za pobyt studenta.
System pozwala studentowi na dokonywanie wpłat na subkonto, które potem są rozliczane z należnościami.
System automatycznie wystawia faktury VAT i faktury zaliczkowe na podstawie naliczeń i wpłat studenta.

C. Funkcjonalności portierni

System umożliwia portierowi wyszukiwanie rezerwacji turystów i sprawdzanie ich statusów płatności.
System pozwala portierowi pobierać płatności na miejscu (kartą lub gotówką) i wystawiać paragony lub faktury.
System umożliwia skanowanie danych z dokumentu tożsamości i dodawanie osób do rezerwacji.
System pozwala portierowi przypisywać osoby do konkretnych pokoi i zmieniać przydzielone pokoje.
System umożliwia wydawanie kart dostępu mieszkańcom poprzez skanowanie kart.
System wspiera wydawanie kluczy podczas zakwaterowania.
System umożliwia portierowi wyświetlenie karty mieszkańca i weryfikację tożsamości.
System integruje się z aplikacją Wacom, pozwalając na podpisywanie umów i rewersów na tablecie.
System umożliwia wielokrotne generowanie rewersów oraz pobieranie ich wersji podpisanych.
System automatycznie rejestruje wejścia i wyjścia mieszkańców oraz gości przy użyciu czytnika kart ELS.
System umożliwia portierowi ręczne zarejestrowanie wejścia lub wyjścia mieszkańca.
System automatycznie wykrywa gości, którzy przekroczyli dozwolony czas pobytu i oznacza ich na czerwono.
System pozwala wprowadzać nowych gości poprzez skanowanie dokumentu lub ręczne wpisanie danych.
System umożliwia przypisywanie gości do mieszkańców i rejestrowanie ich wizyt.
System pozwala naliczać opłaty za nocleg gościa oraz wystawiać paragony lub faktury.
System umożliwia portierowi zgłaszanie zdarzeń (np. awarii) wraz z opisem, załącznikami i lokalizacją.
System pozwala przypisać specjalistów odpowiedzialnych za naprawę.
System umożliwia przypisanie mieszkańca jako osoby odpowiedzialnej oraz naliczenie kosztów zdarzenia.
System umożliwia pobranie opłaty za zdarzenie i wystawienie dokumentów (nota, paragon, faktura).
System umożliwia edytowanie, komentowanie i usuwanie zgłoszonych zdarzeń.
System umożliwia portierowi prowadzenie kasy, w tym wystawianie dokumentów KP i KW.
System generuje raport kasowy i umożliwia jego wydruk dla wybranego zakresu dat.

D. Funkcjonalności administracji

System umożliwia przegląd i filtrowanie listy pokoi według standardu, piętra, przeznaczenia, rodzaju oraz statusu.
System pozwala masowo zmieniać przeznaczenie pustych pokoi (np. na rekrutację lub turystów).
System udostępnia kartę pokoju z historią mieszkańców i rezerwacji oraz możliwością edycji przeznaczenia i statusu.
System umożliwia filtrowanie mieszkańców według płci, statusu, zaległości, aktywności i dat wymeldowania.
System prezentuje szczegółowe dane mieszkańca, w tym dane osobowe, zakwaterowanie, dokumenty, uczelnię, status i numer karty.
System umożliwia przypisanie nowej karty mieszkańcowi poprzez skan.
System prezentuje zestawienia historii pobytu, zdarzeń i logów wejść/wyjść.
System prezentuje wyciąg finansowy mieszkańca, łącznie z rozliczeniami i nadpłatami.
System prezentuje szczegółowe obciążenia mieszkańca wraz z historią faktur i wpłat.
System umożliwia przegląd rezerwacji różnych typów (REZ, ZAK, NOC) z możliwością filtrowania.
System prezentuje szczegóły rezerwacji i pozwala modyfikować daty oraz kwotę do zapłaty.
System pozwala ręcznie dodać nową rezerwację lub zakwaterowanie, w tym wybór pokojów/miejsc i obliczenie ceny.
System prezentuje wszystkie płatności studentów i turystów z możliwością filtrowania według formy płatności, daty i kwoty.
System prezentuje wystawione faktury i umożliwia ich filtrowanie oraz pobieranie w formacie PDF.
System prezentuje pełne należności studentów wraz z automatycznymi rozliczeniami, fakturami i nadpłatami.
System umożliwia tworzenie wielu cenników z datą obowiązywania, standardem i rozmiarem pokoju.
System pozwala definiować ceny netto, VAT i brutto osobno dla różnych rodzajów klientów i miejsc.
System umożliwia ustalanie wysokości kaucji dla studentów według cennika.
System pozwala przeglądać wnioski studentów zewnętrznych, filtrować je i rozpatrywać.
System umożliwia przypisanie studenta do pokoju i generuje na tej podstawie dokument zakwaterowania.
System pozwala tworzyć i konfigurować okresy rekrutacji w systemie.
System umożliwia definiowanie uczelni i ich typów, które pojawiają się w formularzu wniosku.

E. Integracje i procesy automatyczne

System automatycznie pobiera dane o pokojach, mieszkańcach, zakwaterowaniach, wyposażeniu i rolach z USOS.
System codziennie importuje wyciągi płatności i potwierdzenia faktur z systemu TETA.
System integruje się z KIR, obsługując płatności online i potwierdzenia transakcji.
System integruje się z aplikacją Wacom, umożliwiając podpisywanie dokumentów elektronicznie.
System automatycznie nalicza miesięczne obciążenia studentów pierwszego dnia miesiąca.
System codziennie o 23:00 automatycznie rozlicza obciążenia metodą FIFO na podstawie wyciągów.
System automatycznie wystawia wszystkie faktury dla studentów ostatniego dnia miesiąca.
System umożliwia generowanie raportów i eksportów danych (XLSX / PDF) dla większości list i modułów.